- Arsip diartikan sebagai rekaman kegiatan, kejadian, atau peristiwa yang disimpan dalam berbagai bentuk sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan dibuat serta diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, maupun perseorangan. Pemanfaatan arsip berguna dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan sesuatu yang mempelajari mengenai tata kelola arsip disebut dengan kearsipan. Dalam hal ini, terjadi proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan arsip agar dapat digunakan dan mudah dicari jika sewaktu-waktu dapat dimanfaatkan kembali. Asas Kearsipan, Kelebihan dan Kelemahannya Mengenai kearsipan, terdapat beberapa asas yang dipakai sebagai pedoman pengelolaan arsip. Mengutip dari Modul Kearsipan, asas dalam pengelolaan surat terbagi dalam tiga jenis, berikut Asas sentralisasiMerupakan asas dalam kegiatan pengelolaan surat yang mengatur surat masuk dan surat keluar melalui satu unit kerja secara terpusat atau sentral. Asas ini juga disebut dengan asas satu pintu atau one door/gate policy. Asas ini mempermudah dalam pengendalian dan penelusuran arsip. Sebab pencatatan, penyampaian dan pengiriman dilakukan secara terpusat yang memungkinkan terjadinya keseragaman sistem bahkan prosedur. Asas sentralisasi adalah asas yang pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip sepenuhnya berada dalam tanggung jawab suatu organisasi yaitu unit Adanya keseragaman sistem dan prosedur. Potensi arsip hilang atau salah penyimpanan sangat kecil, karena arsip dikelola oleh tenaga profesional. Kemungkinan adanya duplikasi atau arsip ganda sangat kecil. Pemanfaatan ruang dan peralatan arsip lebih efisien dan efektif. Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancar. Pengawasan dan pelayanan menjadi lebih terorganisir. Kelemahan Keseragaman asas belum tentu cocok untuk semua unit kerja. Bagi organisasi kantor yang bagiannya tidak berada dalam satu komplek dan terpisah-pisah, maka pelaksanaan asas ini kurang tepat. Unit kerja yang membutuhkan arsip akan lebih lama untuk mendapatkan arsip yang diperlukan karena harus. memenuhi serangkaian prosedur peminjaman. Petugas kearsipan belum tentu paham keseluruhan permasalahan unit kerja. Jika ada arsip yang hilang, maka dokumen akan hilang selamanya karena tidak ada duplikasi. 2. Asas desentralisasiMerupakan asas pengelolaan surat masuk maupun keluar yang sepenuhnya dilakukan masing-masing unit kerja dalam satuan organisasi. Setiap unit kerja memiliki tanggung jawab untuk melakukan penerimaan, pencatatan, pendistribusian, serta pengiriman surat. Kelebihan Unit kerja dapat menerapkan asas pengelolaan kearsipan yang sesuai dengan bidang pekerjaan. Proses kerja lebih lancar sehingga arsip dapat ditemukan secara cepat. Karyawan akan lebih berwawasan dan memiliki pengetahuan luas mengenai kearsipan. Lebih menghemat waktu dan tenaga dalam penanganan dokumen. Kelemahan Terjadi ketidakseragaman prosedur dan standar penataan arsip. Pengawasan sulit dilakukan. Sering terjadi arsip double. Terjadi penumpukan arsip di ruang kerja. Rawan terjadi pemborosan biaya untuk kegiatan pemusnahan arsip, pembelian perlengkapan arsip, dan pelatihan petugas kearsipan. Pelayanan kurang memuaskan karena petugas kearsipan yang kurang kompeten dan profesional. 3. Asas kombinasi atau gabunganMerupakan gabungan antara asas sentralisasi dan asas desentralisasi. Artinya sentralisasi terhadap prosedur, sistem, peralatan, dan SDM kearsipan yang dilakukan oleh unit kearsipan, sedangkan desentralisasi dalam sentral bertanggung jawab atas arsip inaktif seluruh unit. Kemudian, unit pengolah bertanggungjawab atas arsip aktif dari masing-masing unit kerja. Kelebihan Adanya keseragaman prosedur dan sistem tata kerja. Proses kerja lancar. Terjadi efisiensi kerja di unit pengolah. Lebih mudah dalam pengendalian dan pengelolaannya. Kelemahan Karena dilakukan di dua tempat, peralatan yang digunakan menjadi lebih banyak dan beragam. Ada kemungkinan terjadinya arsip duplikat. Memerlukan jumlah tenaga kerja yang relatif banyak. Baca juga Cara Melihat Arsip Story Instagram di Android dan Iphone Mengenal Arsip Nasional Republik Indonesia ANRI Tugas dan Fungsi - Pendidikan Kontributor Chyntia Dyah RahmadhaniPenulis Chyntia Dyah RahmadhaniEditor Dipna Videlia Putsanra
1 Keyakinan. 2. Kejujuran dalam menjawab. Perhatikan ini saat menjawab pertanyaan kelemahan dan kelebihan. Tips menjawab pertanyaan cara mengatasi kekurangan diri. Contoh jawaban dari pertanyaan kelebihan dan kekurangan diri. #1 Contoh jawaban kelebihan diri. #2 Contoh jawaban kelebihan diri.
Sebuah lembaga maupun perusahaan harus bisa menyimpan dokumen atau arsip penting dengan baik. Arsip tersebut memiliki banyak kegunaan, baik berhubungan langsung dengan pekerjaan yang sedang dilakukan maupun tidak. Kearsipan merupakan bentuk dari pertanggungjawaban perusahaan yang berisi setiap kegiatan yang telah dilakukan di perusahaan. Untuk mengurus kearsipan dengan baik, umumnya terdapat orang profesional yang secara khusus mengatur arsip-arsip penting di perusahaan maupun lembaga. Definisi Kearsipan Administrasi kearsipan merupakan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan bidang penyimpanan dokumen maupun surat. Kearsipan merupakan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip, baik arsip dinas maupun arsip pribadi. Kearsipan merupakan suatu kegiatan yang berhubungan dengan proses pencatatan, penerimaan, pengiriman, penyingkiran, serta pemusnahan suatu surat. Sementara itu, arsip merupakan catatan dalam bentuk warkat yang ditulis, diketik, atau dicetak dalam bentuk huruf, angka, maupun gambar yang mempunyai tujuan atau makna sebagai bahan informasi serta komunikasi. Arsip tidak bisa disimpan secara sembarangan terdapat prosedur yang tepat dalam penyimpanan suatu arsip. Terdapat dua macam penyimpanan arsip, yaitu penyimpanan arsip sementara atau file pending dan penyimpanan tetap atau permanent file. Kearsipan memiliki peran sebagai pusat informasi yang dapat membantu seseorang mengingat suatu naskah tertentu. Kearsipan juga merupakan tempat untuk dokumentasi arsip. Arsip dapat dipakai oleh pimpinan perusahaan untuk mengambil suatu keputusan dengan tepat mengenai masalah yang sedang terjadi. Kearsipan memiliki banyak tujuan penting dalam pelaksanaannya. Berikut tujuan kearsipan, yaitu Kearsipan digunakan sebagai alat pertanggungjawaban dari perusahaan atas pelaksanaan serta pengelolaan suatu usaha. Kearsipan ada supaya setiap bidang kerja dalam perusahaan tidak terbebani dengan adanya penyimpanan arsip yang sudah tidak terpakai. Kearsipan akan memelihara arsip supaya tetap aman dan teratur. Apabila memerlukan arsip, bisa ditemukan dengan waktu yang cepat. Kearsipan akan menjaga kerahasiaan dari suatu arsip. Arsip dapat terjaga kelestariannya dengan baik. Fungsi Arsip Setiap perusahaan harus memiliki arsip yang tercatat dengan baik sebagai bentuk dokumentasi yang jelas. Arsip dapat digunakan untuk membantu pekerjaan yang sedang dilakukan saat ini maupun untuk kegiatan di masa depan yang memerlukan data-data terdahulu. Arsip memiliki fungsi yang cukup penting bagi suatu instansi. Fungsi arsip berdasarkan Drs. Anhar, yaitu Arsip adalah alat penyimpanan warkat. Arsip adalah alat bantuan untuk perpustakaan. Kearsipan merupakan penyimpanan secara teratur dan tetap untuk warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan. Arsip sebagai penyimpanan warkat-warkat dari keputusan yang telah diambil. Arsip Dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan atau pelaksanaan. Arsip dinamis masih digunakan secara langsung untuk kegiatan perusahaan sehari-hari. Berdasarkan fungsinya arsip dinamis memiliki sifat yang masih bisa berubah baik dari segi nilai maupun arti. Berikut fungsi dari arsip dinamis berdasarkan fungsi serta kegunaan, yaitu Arsip aktif merupakan arsip yang masih bisa dipakai dalam berlangsungnya suatu pekerjaan. Arsip aktif masih bisa diperoleh di unit pengelola perusahaan pada masa transisi antara aktif dan inaktif. Arsip semi aktif merupakan arsip dari segi frekuensi, yang dimiliki mengenai penggunaan telah mengalami penurunan pada masa transisi antara aktif dengan inaktif. Arsip inaktif merupakan arsip yang jarang dipakai dalam aktivitas kerja sehari-hari dan biasa disebut juga sebagai arsip semi statis. Arsip Statis Arsip statis adalah arsip yang sudah tidak dipakai secara langsung dalam proses perencanaan maupun penyelenggaraan. Arsip statis adalah jenis arsip yang sudah tidak dipakai dalam aktivitas kerja suatu perusahaan secara langsung. Arsip statis adalah arsip yang sudah mencapai taraf nilai abadi secara khusus yang merupakan bahan pertanggungjawaban. Nilai Guna Arsip Nilai guna arsip merupakan arsip dengan nilai yang didasari manfaat untuk kepentingan pemakaian arsip. Terdapat dua jenis nilai guna arsip, yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder. Berikut penjelasan nilai guna primer dan nilai guna sekunder, yaitu 1. Nilai Guna Primer Nilai guna primer adalah arsip yang mempunyai nilai tetapi didasari dengan kegunaan untuk pembuatan arsip. Nilai guna primer terdiri dari a. Nilai Guna Administrasi Nilai guna administrasi merupakan arsip yang digunakan sebagai kebijakan dan prosedur persyaratan saat terdapat suatu kegiatan. Hal tersebut hanya berlaku untuk organisasi yang membuat arsip. b. Nilai Guna Hukum Suatu arsip yang menjelaskan informasi dapat dipakai sebagai bahan untuk pembuktian dalam bidang hukum. Artinya, arsip memiliki hak dan kewajiban untuk jangka pendek atau jangka panjang bagi pegawai dari suatu instansi pemerintahan atau swasta yang ada di kontrak, sewa-menyewa, dan lainnya. c. Nilai Guna Keuangan Arsip dapat disebut memiliki nilai guna keuangan jika arsip mengandung setiap transaksi serta pertanggungjawaban keuangan. d. Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi Arsip yang berisi data ilmiah serta teknologi dari hasil penelitian yang telah dilakukan. 2. Nilai Guna Sekunder Nilai guna sekunder adalah arsip yang mempunyai nilai tetapi didasari dengan kegunaannya untuk keperluan perusahaan atau umum. Arsip dapat digunakan sebagai bahan bukti serta pertanggungjawaban dari suatu kegiatan. Nilai guna sekunder arsip meliputi a. Nilai Guna Kebuktian Arsip memiliki fungsi untuk memperlihatkan fakta serta keterangan yang dapat dipakai untuk menjelaskan perihal pendirian suatu instansi, pengembangan serta fungsi dan tugas, dan menjelaskan hasil dari suatu tugas yang dilakukan dalam suatu kegiatan. b. Nilai Guna Informasional Arsip yang berisi mengenai segala macam kepentingan untuk sejarah dan penelitian. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan perundang-undangan serta sudut hukum, terdapat dua jenis arsip yang juga tercatat dalam Depkes No. 43 Tahun 1971. Berikut penjelasan dari jenis-jenis arsip, yaitu 1. Arsip Otentik Arsip otentik adalah arsip yang membubuhkan tanda tangan asli dengan tinta. Hal ini berarti bahwa tanda tangan tersebut bukan film maupun fotokopi. Tanda tangan digunakan sebagai bukti tanda yang sah dari arsip tersebut. Arsip otentik dapat dipakai sebagai bentuk bukti hukum yang sah. 2. Arsip Tidak Otentik Arsip tidak otentik adalah jenis arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli menggunakan tinta. Arsip tidak otentik bisa merupakan arsip bentuk film, mikrofilm, fotokopi, jenis keluaran hasil print out komputer, serta media komputer seperti disket dan bentuk lainnya. Arsip adalah dokumen yang sangat penting dan harus disimpan secara baik. Arsip perusahaan yang berisi catatan penting perusahaan bisa digunakan sewaktu-waktu, ketika diperlukan sebagai bukti penting dari suatu kegiatan yang telah terjadi.
Jelaskan3 masalah dalam kearsipan dan cara mengatasinya ! Tuliskan peranan kearsipan ! Jelaskan perbedaan antara pola sentralisasi dan pola dentralisasi! Jelaskan pengertian kearsipan sistem nomor ( numerical filing system ) ! Jelaskan pengertian kearsipan sistem abjad ( alphabetical filing system) !
Setiap jenis organisasi tentu memiliki beberapa dokumen atau arsip berharga yang harus selalu disimpan. Semakin lama organisasi tersebut berdiri maka semakin banyak pula arsip – arsip yang perlu disimpan. Untuk itu, Anda perlu melakukan manajemen arsip agar dokumen dapat tertata dengan rapi dan bisa diakses dengan mudah. Secara umum, kegiatan manajemen arsip merupakan jenis tindakan pengelolaan arsip secara khusus yang akan sangat baik jika Anda persiapkan sejak dini. Adapun, kegiatan pengelolaan arsip juga bisa menggunakan aplikasi pengarsipan ataupun bantuan penyedia jasa digitalisasi arsip yang handal dan terpercaya. Nama arsip tentu sudah tidak asing lagi di telinga masyarakat khususnya bagi para pekerja ataupun karyawan perkantoran. Sebagaimana tertuang dalam UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pengertian arsip kurang lebih adalah suatu rekaman dari berbagai bentuk peristiwa yang terjadi dalam suatu lembaga, organisasi, maupun perseorangan sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Karena pada dasarnya, setiap badan ataupun organisasi akan memiliki tujuan dan rencana kegiatan yang sejalan dengan tuntutan zaman. Maka dari itu, segala arsip yang dihasilkan juga akan sesuai dengan keadaan zaman pada masa itu. Sebagai sumber informasi organisasi atau perusahaan, seluruh arsip harus mendapat penanganan khusus oleh pihak dan sistem manajemen profesional agar keberadaan arsip dapat terpelihara dengan baik dan mudah ditemukan saat dibutuhkan. Proses pengelolaan kearsipan dalam lingkungan kerja perkantoran ini kemudian kita kenal dengan istilah tata kearsipan atau manajemen arsip. Lalu, apa itu manajemen arsip? Secara umum, manajemen kearsipan record management merupakan kegiatan pengelolaan arsip yang meliputi perencanaan, pencatatan, pengorganisasian, pendistribusian, penyimpanan, pengawasan, pemeliharaan, pemindahan, sampai dengan pemusnahan. Bisa dikatakan bahwa kegiatan manajemen arsip meliputi life cycle of archive atau siklus hidup arsip. Adapun, manajemen kearsipan ini juga dibatasi dalam ruang lingkup POAC yang terdiri dari Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling. Sementara itu, pengertian manajemen arsip menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah segala kegiatan yang meliputi kebijakan, pembinaan, dan pengelolaan arsip di dalam suatu sistem kearsipan yang dianut oleh suatu organisasi dan didukung oleh sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta sumber daya lain yang lainnya. Mengapa Anda Perlu Melakukan Manajemen Arsip? Dan seiring berjalannya waktu, jumlah arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi akan terus mengalami pertambahan secara berkelanjutan. Jika jumlah arsipnya sudah semakin menggunung, masing – masing divisi tidak akan mampu lagi menangani masalah kearsipan secara mandiri sehingga organisasi tersebut butuh yang namanya tenaga tatakelola yang andal dan profesional. Bisa dibilang, setiap organisasi atau perusahaan perlu membentuk fungsi kerja khusus untuk mengurus segala dokumen maupun arsip milik organisasi dengan mumpuni. Selain itu, bisa saja jenis – jenis dokumen lama yang masih berbentuk fisik kertas perlu Anda konversi menjadi data – data digital karena zaman sudah mulai bergeser ke ranah digitalisasi. Jika sudah begitu, pihak pengelola terkait tentu akan memerlukan usaha yang sangat keras untuk bisa menyelesaikan tugas – tugas tersebut. Maka dari itu, setiap organisasi perlu menerapkan sistem manajemen arsip yang sudah terstandarisasi untuk mempermudah beban kerja pihak arsiparis. Untuk mengatasi masalah tersebut, Anda bisa menggunakan layanan aplikasi e-arsip MasterDMS dari PT. AKIRADATA. Mengapa sih Anda perlu menerapkan manajemen arsip? Karena pada dasarnya, tujuan utama dari pengolahan tersebut adalah untuk menghimpun seluruh data organisasi sejak awal berdiri sampai detik ini. Adapun, jenis – jenis arsip tersebut bisa berupa data anggota/karyawan, laporan keuangan, data klien, dan lain sebagainya. Tujuan Penerapan Manajemen Arsip Setelah Anda mengetahui pentingnya menerapkan sistem manajemen kearsipan, kini saatnya Anda memahami tujuan pengelolaan arsip secara lebih lengkap yakni terdiri dari Sebagai Dokumentasi Kebijakan dan Transaksi Tujuan manajemen arsip yang pertama adalah untuk mencatat keputusan ataupun kebijakan yang berlaku dalam organisasi tersebut. Dengan adanya sistem manajemen ini, maka pencatatan kebijakan tersebut akan dapat terlaksana secara efektif, akurat, dan komprehensif. Selain berperan sebagai dokumentasi kebijakan organisasi, tujuan lain dari penerapan sistem manajemen adalah untuk mencatat kegiatan transaksi secara lengkap agar riwayatnya bisa berguna bagi perusahaan pada waktu yang akan datang. Mengetahui dan Mengendali Jumlah Arsip Pada dasarnya, sistem pengelolaan arsip bertujuan untuk memiliki dokumentasi atau record suatu peristiwa sesuai dengan kebijakan dan kejadiannya. Melalui penerapan sistem pengelolaan arsip, Anda dapat mengetahui berapa jumlah keseluruhan arsip yang organisasi miliki sejak awal berdiri sampai saat ini. Tanpa adanya manajemen arsip, informasi terkait jumlah arsip belum tentu bisa Anda dapatkan dengan jalan mudah. Selain itu, peran dari sistem manajemen kearsipan juga berguna untuk mengendalikan jumlah dan kualitas arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi – organisasi terkait. Untuk Mengatur Mekanisme Kerja Sistem manajemen kearsipan juga bertujuan untuk mengatur mekanisme kerja dalam suatu organisasi atau perusahaan yang bisa dilakukan melalui arsip. Selain itu, kegiatan manajemen arsip yang Anda lakukan secara benar dan cerdik akan dapat meningkatkan profesionalitas dan performa kerja dari suatu lembaga atau organisasi. Jika performa kerjanya bagus, maka hasil kerjanya juga akan lebih optimal. Anggaran kegiatan organisasi pun juga dapat teralokasikan dengan tepat, efektif, dan efisien. Intinya, penerapan manajemen kearsipan akan memberikan manfaat dan keuntungan bagi keberlangsungan organisasi yang bersangkutan. Tak hanya itu, peran manajemen arsip sebagai pengatur mekanisme kerja ini juga berfungsi untuk mengontrol proses penyusunan arsip baru agar tidak berbenturan dengan arsip lama dan mencegah terjadinya penciptaan yang tidak perlu. Dengan begitu, database arsip yang dimiliki organisasi akan jauh lebih ringkas dan efisien serta dapat mempermudah proses pencarian kembali saat diperlukan. Mempermudah Implementasi Sistem Kebijakan Selain dapat memudahkan urusan pencatatan kebijakan, manajemen kearsipan juga dapat membantu implementasi suatu kebijakan organisasi secara lebih praktis. Hal ini karena, sistem manajemen arsip memungkinkan Anda untuk dapat memanfaatkan segala fasilitas teknologi yang sudah semakin maju dan canggih. Untuk Menyederhanakan Aktivitas Penciptaan Arsip Dengan menerapkan manajemen kearsipan, maka aktivitas dan proses penyusunan, penggunaan, dan pemeliharaan arsip akan jauh lebih sederhana dan mudah diterapkan. Selain itu, aktivitas pengelolaan arsip juga dapat menjadi parameter preservasi pemeliharaan dan penyusutan arsip yang bisa pihak organisasi lakukan sesuai ketentuan yang berlaku. Penerapan manajemen arsip juga bertujuan untuk mencegah terjadinya kertas kerja yang tidak perlu dan dapat menjamin pengarahan arsip secara berkelanjutan dimulai dari tahap awal penciptaan hingga akhir penyusutan. Mempermudah Pencarian Dokumen Lama Secara umum, fungsi kearsipan adalah untuk menyimpan seluruh arsip organisasi baik yang sudah berusia lama sampai arsip – arsip baru. Diadakannya sistem pengarsipan bertujuan untuk mempermudah proses simpan arsip dan penelusuran informasi penting bagi suatu lembaga ataupun organisasi. Melalui penerapan sistem manajemen kearsipan yang benar, Anda juga akan lebih mudah melakukan proses penyimpanan dan pencarian kembali dokumen–dokumen lama jika sewaktu–waktu mulai dibutuhkan kembali. Efektif atau tidaknya sistem manajemen arsip organisasi akan terlihat dari kemudahan Anda dalam menelusuri data–data lama kembali. Tingkat efektifitas pengelolaan kearsipan akan bergantung pada rancangan dari sistem tersebut. Mempermudah Penyimpanan Arsip Secara umum, proses penyimpanan arsip akan mencakup segala kegiatan pengaturan dan penyusunan arsip – arsip menggunakan tatanan yang logis dan sistematis. Jika proses penyimpan arsip dapat Anda lakukan dengan benar, maka seluruh arsip organisasi akan dapat tersimpan dengan aman dan terawat secara ekonomis. Berbicara masalah penyimpanan sebagai salah satu kegiatan dalam manajemen arsip, Sugiarto 2005 pernah menerangkan tentang 6 sistem penyimpanan arsip yakni terdiri dari a. Sistem Abjad Alphabetical Filing System Sistem penyimpanan arsip ini dilakukan dengan cara menyusun dokumen secara berurutan sesuai dengan abjad yakni mulai dari A sampai dengan Z. Adapun, aspek yang akan diurutkan berdasarkan abjad terdiri dari nama organisasi, nama perorangan, nama instansi pemerintah, dan nama perusahaan. Perlu Anda ketahui, manajemen penyimpanan arsip ini harus ditetapkan dalam standar peraturan organisasi baku agar semua anggota dapat mengikuti ketetapan tersebut. Dengan menggunakan jenis manajemen arsip seperti ini, Anda dapat menata arsip dalam bentuk folder secara rapi, sederhana, dan mudah dipahami. Namun, jika seluruh anggota organisasi tidak menaati SOP yang diberlakukan, maka penyimpanan arsip akan sering mengalami kesalahan penempatan. b. Sistem Geografis Geographical Filing System Sistem penyimpanan arsip kali ini berdasarkan pada wilayah atau lokasi geografi yang tertera dalam dokumen tersebut. Adapun, pengelompokkan penyimpanan dalam manajemen arsip ini disesuaikan berdasarkan lokasi kota, daerah provinsi, maupun negara asal dokumen tersebut maupun lokasi tujuannya. Bagi pihak pengelola arsip yang tidak terlalu mampu mengenali berbagai macam lokasi geografi akan cenderung mengalami kesulitan dalam menerapkan sistem manajemen arsip tersebut. c. Sistem Subjek Subjectical Filing System Sistem penyimpanan ini dilakukan dengan cara mengelompokkan arsip – arsip sesuai dengan jenis peristiwa yang terjadi. Metode subjectical filing system ini juga bisa disebut sebagai subjek perihal yang mana cara penyimpanan dan pencarian arsipnya akan mengacu pada perihal jenis peristiwa ataupun pokok isi surat. Pada dasarnya, sistem penyimpanan ini perlu menetapkan jenis peristiwa yang sering terjadi dan ditangani sehari – hari. Sehingga, penataan arsipnya akan sesuai dengan pokok isi surat dan mempermudah proses pencarian kembali di masa depan. Sistem subjek sangat cocok diterapkan untuk organisasi yang sering menangani keluhan pelanggan seperti instansi pemerintah maupun jenis lembaga pelayanan lainnya. d. Sistem Tanggal Chronological Filing System Untuk jenis manajemen penyimpanan arsip kali ini akan dilakukan dengan cara mengurutkan arsip sesuai tanggal kejadian. Metodenya, Anda dapat mengurutkannya dengan melihat tanggal masuk surat dan tanggal pengiriman surat. Sistem manajemen arsip ini sangat cocok diterapkan untuk jenis dokumen yang memiliki tanggal jatuh tempo seperti surat. Kemudian, arsip – arsip tersebut harus disusun berdasarkan frekuensi waktu tertentu seperti harian, mingguan, bulanan, maupun tahunan. e. Sistem Nomor Numerical Filing System Sejatinya, sistem manajemen ini tidak jauh beda dengan sistem penyimpanan sebelumnya. Numerical filing system ini dipakai untuk menggantikan metode pengurutan dokumen berdasarkan nama badan atau nama orang menjadi metode klasifikasi pengarsipan berdasarkan nomor. Adapun, nama lain dari sistem penyimpanan nomor adalah indirect filing system karena cara penentuan nomornya dilakukan setelah mengelompokkan masalah surat perihal surat terlebih dahulu. Biasanya, sistem penyimpanan ini lebih sering digunakan oleh pihak arsiparis yang melakukan indexing sesuai urutan nomor. Sistem penomoran yang digunakan dalam manajemen arsip ini dibagi menjadi 4 macam yakni penomoran berdasarkan terminal, desimal, middle digit, dan nomor soundex. f. Sistem Warna Aspek manajemen arsip ini menggunakan cara penyimpanan dokumen sesuai dengan identitas warna yang ditetapkan. Biasanya, sistem penyimpanan berdasarkan warna ini sering berkolaborasi dengan salah satu sistem penyimpanan lain seperti yang telah dijabarkan di atas. Contohnya, penggunaan folder warna merah untuk jenis arsip bukti transaksi, folder warna hijau untuk jenis arsip laporan keuangan periode lalu, dan lain sebagainya. Keuntungan dari Menerapkan Sistem Manajemen Arsip Ulasan di atas telah menjelaskan tentang pentingnya melakukan sistem pengelolaan arsip dengan benar agar mempermudah proses pencarian dokumen lama saat Anda hendak membutuhkannya. Dibalik kemudahan dalam proses penelusuran arsip, terdapat tata kelola yang sangat mumpuni dan cara penyimpanan arsip yang terstruktur dan rapi. Sebagaimana penjelasan di atas, Anda bisa memilih salah satu sistem penyimpanan arsip sesuai kebutuhan organisasi dan tujuan bisnis masing – masing. Cara lainnya, Anda dapat menggunakan jasa manajemen arsip yang tersedia di MasterDMS. Master DMS adalah penyedia layanan software arsip, digitalisasi arsip, jasa penataan arsip, dan jasa pemusnahan dokumen tertentu. Untuk solusi masalah manajemen arsip Anda, kami menawarkan berbagai jenis layanan menarik dan tentunya dapat meringankan beban kerja arsiparis yang terkenal complicated. Adapun, produk – produk yang tersedia di MasterDMS antara lain Document Management System MasterDMSRecord Management System Master E-RMSAplikasi Persuratan Digital Master E-OfficeAplikasi E-Arsip Master E-ArsipLayanan Digital Signature Elektronic Master E-Sign Mengapa Anda Harus Memilih Penyedia Jasa MasterDMS Layanan kami akan membantu memecahkan segala masalah manajemen arsip Anda secara lengkap, canggih, dan praktis. Adapun, keunggulan layanan yang akan Anda dapatkan jika menggunakan jasa dari Master DMS dari PT. AKIRADATA antara lain Profesional dan Berpengalaman Setiap mengurus masalah kearsipan kantor, sebaiknya Anda serahkan sepenuhnya kepada para ahli berpengalaman agar masalah tersebut dapat terselesaikan dengan efektif dan tuntas. MasterDMS dari PT. AKIRADATA telah menjadi solusi masalah manajemen arsip secara handal dan profesional selama lebih dari 10 tahun baik di bidang arsip aktif maupun arsip inaktif. Mampu Mengatasi Masalah Sesuai Regulasi yang Berlaku Kami akan melayani pemecahan masalah kearsipan Anda dengan cepat, tepat, dan efektif serta mengacu pada regulasi kearsipan yang sah dan berlaku. Selain itu, kami juga menyediakan layanan manajemen kearsipan secara lengkap mulai dari proses awal sampai tahap akhir. Melayani Segala Jenis Organisasi Multi Industri MasterDMS dapat melayani masalah manajemen arsip dari berbagai lini organisasi, lembaga, maupun perusahaan industri meliputi Instansi pemerintahPerusahaan manufakturLembaga penyedia layanan kesehatanIndustri mediaIndustri propertiPerbankan dan KeuanganLegal FirmPerusahaan pertambanganPerpustakaanLembaga pendidikanDan lain sebagainya Harga Terjangkau Selagi Anda menggunakan layanan manajemen kearsipan di Master DMS, Anda akan mendapat hasil kerja yang optimal dengan biaya pelayanan murah. Meski murah, Anda tetap bisa mendapatkan berbagai macam fitur layanan secara lengkap. Jadi, jika Anda sudah mulai pusing dengan masalah manajemen arsip yang semakin rumit, Anda bisa menyerahkan masalah tersebut kepada kami dengan cara menghubungi kontak kami di 021-8303894 atau kunjungi laman MasterDMS sekarang juga!
TAtacara dalam penentuan indeks antara lain: 1) Indeks harus singkat, jelas mewakli isi arsip. 2) Indeks harus mengandung makna tunggal, tidak ganda. 3) Kata yang digunakan harus sudah lazim. 4) Fleksibel untuk perkembangan selanjutnya. 5) Indeks harus kata benda atau yang dibendakan.
Ketika seseorang membicarakan mengenai dokumen atau kumpulan dokumen, pasti tak lepas dari arsip dan kearsipan. Arsip dan kearsipan adalah dua hal yang tak bisa dipisahkan atau istilahnya selalu berhubungan. Apalagi jika menyangkut masalah perkantoran dan perusahaan, arsip dan kearsipan akan selalu berjalan beriringan dengan memiliki manfaat tersendiri. Tetapi, apa itu pengertian arsip dan kearsipan? Apakah perbedaan antara keduanya? Untuk mengetahui lebih lengkap mengenai apa itu pengertian arsip dan kearsipan, Anda bisa menyimak berbagai penjelasan lengkap mengenai arsip dan kearsipan di bawah ini. Berikut adalah penjelasan lengkap mengenai pengertian arsip, pengertian arsip menurut para ahli, pengertian kearsipan, perbedaan arsip dan kearsipan, dan apa saja manfaat dari arsip itu sendiri. Apa itu Arsip? Arsip dapat diartikan sebagai catatan rekaman kegiatan atau sebagai sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang disusun dan dibuat oleh suatu lembaga, instansi, organisasi, atau bahkan perseorangan dalam rangka melaksanakan kegiatan. Arsip dalam hal ini dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan lain sebagainya. Arsip ini menjadi hal yang sangat penting karena dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan juga keputusan. Sehingga dengan adanya pengembangan teknologi, berbagai jenis dokumen baik itu dalam bentuk digital, audio, dan juga video dapat dikembangkan oleh teknologi dan lebih memudahkan penggunanya. Kata arsip diambil dari bahasa Yunani “Arche” yang memiliki makna yaitu fungsi atau kekuasaan hukum. Selain itu, arsip juga diambil dari bahasa Inggris “Archive” yang artinya tempat atau dokumen. Sehingga dengan demikian, maka arsip ini didefinisikan sebagai kumpulan berbagai surat atau berbagai Katalog Buku Deepublish untuk Keperluan Perpustakaan Kampus dan Sekolahan Anda Download Katalog Berdasarkan pada Undang Undang Nomor 43 tahun 2009 Pasal 1 ayat 2 terkait kearsipan, arsip merupakan suatu bentuk rekaman kegiatan atau sebuah peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi, informasi, dan juga komunikasi yang dibuat serta diterima oleh lembaga negara dan lembaga lainnya. Jadi, secara umum pengertian arsip adalah sebuah catatan atau rekaman yang diketik, dicetak, atau ditulis dalam wujud angka, gambar, dan huruf yang memiliki arti dan juga tujuan tertentu untuk dijadikan sebagai suatu bahan informasi dan juga komunikasi yang prosesnya direkam dalam berbagai media, misalnya media komputer, kertas, atau kertas film. Arsip memiliki arti dan pengertian yang berbeda dengan bahan pustaka yang ada di perpustakaan tertentu. Hal ini karena arsip harus lebih autentik dan dapat dipercaya sebagai suatu barang bukti yang sah, memiliki informasi secara utuh, dan memiliki asal-usul aturan yang valid. Baca juga Arsip Digital Adalah Pengertian Arsip Menurut Para Ahli Setelah mengetahui pengertian arsip secara umum dan juga bahasa, Anda juga harus mengetahui bahwa ada beberapa ahli yang menyampaikan pendapat atau pandangannya mengenai arsip. Berikut adalah pengertian arsip menurut para ahli. 1. Lembaga Administrasi Negara Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, micro film, rekaman suara, gambar peta, bagan, atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaannya dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi, kebijakan-kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya. 2. Kamus Besar Bahasa Indonesia KBBI Arsip adalah suatu dokumen tertulis, lisan, atau bergambar dari masa lalu yang disimpan dalam media tulis, elektronik, pita video, disket komputer, flashdisk, atau harddisk, dan biasanya akan diterbitkan secara resmi oleh suatu instansi, disimpan dan dijaga di tempat tertentu sebagai referensi. 3. Ensiklopedi Administrasi Menurut ensiklopedi administrasi, pengertian arsip adalah kumpulan warkat dari suatu organisasi kenegaraan maupun badan swasta yang diadakan dalam suatu penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut akan dinilai berharga untuk disimpan secara permanen untuk suatu keperluan tertentu. 4. Agus Sugiarto Agus Sugiarto memiliki pendapat bahwa pengertian arsip adalah kumpulan suatu dokumen yang disimpan secara teratur dan berencana karena memiliki fungsi agar setiap kali dibutuhkan bisa ditemukan kembali dengan cepat. 5. Wursanto Menurut Wursanto, arsip adalah suatu aktivitas pengaturan atau pengurusan arsip dengan memanfaatkan suatu sistem tertentu agar seluruh arsip bisa ditemukan kembali secara cepat dan mudah jika suatu waktu dibutuhkan. 6. Sularso Mulyono Sularso Mulyono menyampaikan gagasannya bahwa pengertian dari arsip adalah penempatan berbagai kertas dalam suatu tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang sudah ditentukan terlebih dahulu dengan sedemikian rupa, sehingga setiap kertasnya bisa ditemukan dengan cepat dan mudah jika waktunya dibutuhkan. 7. The Liang Gie The Liang Gie mengungkapkan pendapat bahwa arsip adalah kumpulan atau himpunan warkat yang disimpan secara terencana dan teratur karena memiliki nilai suatu fungsi agar setiap kali dibutuhkan, bisa ditemukan kembali dengan cepat. 8. Yohannes Suraja Pengertian arsip menurut Yohannes Suraja adalah suatu catatan atau naskah yang dibuat dan juga diterima oleh organisasi pemerintah, perorangan, atau swasta terkait suatu hal atau peristiwa kehidupannya dan dalam bentuk apapun, baik itu berkelompok, individu, yang mempunyai kegunaan tertentu, serta disimpan secara sistematis agar bila diperlukan bisa disajikan kembali dengan cepat dan mudah. Pengertian Kearsipan Berbeda dengan arsip yang sudah kita ketahui pengertiannya, kearsipan merupakan tata cara pengurusan penyimpanan warkat dan menurut aturan serta prosedur yang berlaku dengan mengingat tiga unsur pokok yang meliputi penyimpanan, penempatan, dan penemuan kembali. Kearsipan berasal dari bahasa Inggris “filling” yang artinya adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip atau file mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, dan penyimpanan. Proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan dan pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta untuk memusnahkan arsip dengan kriteria tertentu. Baca juga 4 Kendala Dalam Pengadaan Buku dan Cara Mengatasinya Perbedaan Arsip dan Kearsipan Setelah memahami pengertian dari arsip dan kearsipan, keduanya memiliki arti yang hampir sama. Akan tetapi, ada perbedaan antara arsip dan kearsipan. Perlu diketahui, arsip memiliki sifat yaitu bisa diterima oleh banyak kalangan, baik itu secara resmi atau personal. Sedangkan kearsipan merupakan cara untuk mengatur atau menyusun arsip-arsip yang telah diterima banyak kalangan. Dengan adanya kearsipan tersebut, maka tujuan pencarian arsip akan lebih mudah dilakukan, apalagi ketika seseorang membutuhkan untuk mencari informasi yang mana proses pencarian harus dilakukan. Arsip dan kearsipan juga dapat dibedakan berdasarkan pemahaman bahwa arsip merupakan media atau barang, sedangkan kearsipan adalah cara atau teknik yang mengatur dalam penyimpanan arsip agar dalam pencarian informasi atau arsip akan lebih mudah dilakukan. Untuk lebih tau mendalami masalah arsip, silakan baca Pengertian Arsip dan Fungsinya Manfaat Arsip Arsip memiliki fungsi atau manfaat yaitu sebagai suatu alat pencari informasi atau alat bukti yang digunakan untuk masa depan. Akan tetapi lebih dari itu, ada berbagai manfaat arsip yang dibagi menjadi dua, yaitu fungsi primer dan fungsi sekunder. 1. Fungsi Primer Fungsi arsip berdasarkan kepentingannya adalah sebagai suatu pendukung atas dilakukannya atau setelah kegiatan pengarsipan selesai, yang mencakup nilai guna keuangan, nilai guna hukum, dan nilai guna administrasi, serta nilai guna teknologi dan ilmiah. 2. Fungsi Sekunder Fungsi sekunder arsip adalah dapat digunakan untuk kepentingan suatu lembaga atau instansi, perorangan, serta sebagai alat bukti pertanggungjawaban yang termasuk di dalam nilai guna pembuktian dan nilai guna informasi. Ringkasan Singkat Dengan pengertian dan penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan dokumen atau catatan sejarah yang menyajikan informasi terkait suatu tempat, organisasi, atau lembaga yang dijadikan sebagai alat untuk menyimpan dan mengatur catatan organisasi. Sementara itu kearsipan merupakan cara untuk mengatur dan juga menyusun berbagai kumpulan arsip tersebut agar dapat diterima dan digunakan oleh banyak masyarakat sesuai dengan fungsinya.
proposalskripsi dilampirkan di dalam buku panduan ini, pada bab pendahuluan biasanya berisi tentang latar belakang permasalahan atau topik yang anda usung pada makalah anda dan juga jelaskan mengapa anda tertarik dengan topik yang anda pilih 5 isi dalam bab ini anda mulai menjelaskan mengenai rumusan masalah dari topik anda 2 / 12
A. Masalah pokok dalam kearsipan 1. Pendapat-pendapat beberapa ahli a. Menurut Drs. Moekijat Masalah-masalah yang sering dijumpai dalam administrasi kearsipan, yaitu 1 Dipergunakan sistem pengolahan klasifikasi yang salah 2 Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas. 3 Pegawai-pegawai yang tidak terlatih 4 Tidak ada prosedur-prosedur kearsipan tertentu 5 Tidak ada penentuan waktu yang direncanankan untuk menyimpan maupun menghapuskan warkat-warkat. 6 Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan 7 Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat surat-surat yang dipinjam atau pengembaliannya. b. Menurut Drs. E. Martono Masalah yang sering timbul bertalian dengan warkat, antara lain 1 Warkat tak dapat ditemukan kembali karena hilang. 2 Warkat ditemukan setelah lama mencari dengan membongkar seluruh tumpukan warkat. 3 Jumlah warkat tiap hari selalu bertambah 4 Tempat penyimpanan warkat terlalu kecil bila dibandingkan dengan jumlah warkat, sehingga tempatnya kurang. 5 Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat. 6 Pegawai di bidang penyimpanan kurang terlatih. c. Menurut Drs. The Liang Gie Masalah-masalah pokok dalam bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal –hal berikut 1 Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi. 2 Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan. 3 Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi. 4 Tata kerja dan peralatna kearsipan tidak mengikuti perkembangan iomu kearsipan modern, akibatnya pegawai-pegawai arsip tidak terampil dan kurangnya bibingan yang teratur. d. Menurut Drs. Aw. Widjaya Masalah pokok dalam bidang kearsipan antara lain 1 Tidak dapat menemukan kembali arsip secara cepat suatu surat yang diperlukan leh atasan atau petugas unit lain dari bagian arsip. 2 Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dala waktu lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan. 3 Bertambahnya surat-surat ke dalam abgan arsip tanpa ada penyusutan, sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi. 4 Tata kerja dan peralatan tak berkembang out of date, tak mengikuti perkembangan zaman up to date karena kujrang pengarahan kepada petugas kearsipan. Dari beberapa pendapat tentang masalah kearsipan yang dijumpai di instansi pemerintah/swasta dapat disimpulkan bahwa masalah kearsipan adalah a. Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat diperlukan. b. Membiasakan menumpuk arsip pada sembarangan tempat, padahal arsip itu harus segera disimpan. c. Kurang menyadari arti pentingnyasuatu arsip bagi organisasi. d. Peminjaman oleh pihak lain tidak melalui prosedur yang benar atau terlalu lama. e. Penyusunan arsip secara serampangan. f. Petugas arsip kurang terampil. B. Cara Pemecahan Masalah Maka untuk mengatasi masalah-masalah kearsipan tersebut, kita harus tahu bagaimana cara untuk mengatasi masalah-masalah tersebut agar tidak merugikan perusahaan, yaitu dengan memerhatikan langkah-langkah sebagai berikut 1. Pergunakan system penyimpanan secara tepat System penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur memuat sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat, sehingga bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dan cepat. Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip, yaitu a. System abjad alphabetic system b. System masalah subject system c. System tanggal chronologi system d. System wilayah geographic system e. System nomer numberic system 2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan / kontrol dan pengandilian yang ketat. 3. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan. a. Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering tidak lembab atau terlalu lembab. Ruang harus cukup retang sinar matahari harus dapat masuk ke ruang penyimpanan. Ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan ventilasi yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air. b. Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang dapat diletakkan disela-sela arsip. c. Tindakan preventif pencegahan yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran. d. Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara membersihan arsip dengan kemucing maupun denga peralatan modern, mengeringkan arsip yang basah dengan kipas angin. 4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat a. Ruangan yang tepat luas, suhu, kelembaban dll b. Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon dll. c. Alat-alat penerimaan surat, seperti bak surat, meja tulis, rak, dsb. d. Alat penyimpanan surat, seperti filling cabinet, lemari. e. Alat-alat lainnya, seperti tuangan, cahaya dsb. 5. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat Untuk dapat mengemban tugas, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan hanya ditunjang oleh factor lemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus mengenai bifang kearsipan. Pegawai yang telah terlatih baik dan mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam satu unit pengelolaan kearsipan. Di samping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan sebaik-baiknya. Namun pada kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Adanya pandangan yang seperti ini menunjukkan bahwa pegawai tersebut kurang menyadari akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor untuk menunjang efektivitas suatu pekerjaan. Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus dihindari dan sebaiknya ditanamkan rasa cinta terhadap arsip sehingga manusia sebagai factor penentu dalam pengelolaan kearsipan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat tercapai dengan baik. 6. Penyelenggaraan penyusutan warkat Penyusutan warkat diadakan secara berkala sehingga tidak terjadi penimbunanwarkat dan tercampurnya warkat yang penting dengan warkat lama yang akan dimusnahkan.
3 Restorasi Arsip yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat digunakan dan disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu: a. Tradisional yaitu dengan cara melapis kertas "handmade" dan "chiffon". b. Laminasi yaitu pekerjaan menutup kertas/arsip diantara 2 lembar plastik. 4. Mikrofilm
- Arsip sangat penting dalam kegiatan dokumentasi. Ilmu kearsipan sangat diperlukan untuk dapat mengelola berkas-berkas milik instansi pemerintah maupun swasta. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, kearsipan merupakan hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Bentuk arsip berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti sahih untuk dasar tindakan, keputusan, hingga penelitian. Perkembangan teknologi saat ini mendorong adanya arsip berwujud audio dan video digital. Hal ini membuat variasi jenis dan jumlah arsip pun semakin bertambah arsip yang semakin banyak membuat lembaga, organisasi, badan, maupun perusahaan kini memerlukan manajemen yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan. Sistem itu berlaku buat jenis arsip manual maupun Arsip dan Kearsipan Istilah arsip dan kearsipan berbeda makna meskipun berkaitan erat. Pengertian kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang punya nilai kegunaan, dengan teratur dan terencana. Jadi, kearsipan merujuk pada sistem pengelolaan kearsipan penting untuk mengelola arsip yang dibuat maupun diterima, agar berkas mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang optimal dapat memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan, individu maupun perusahaan. Sementara itu, kata arsip merupakan serapan dari bahasa Belanda, archief, yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani archium, berarti peti tempat untuk menyimpan dalam bahasa Latin, arsip disebut felum bundle yang berarti benang atau tali. Menurut sejarah, saat itu benang atau tali digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran tulisan atau catatan agar ringkas dan mudah dicari jika juga Cara & Syarat Restorasi Arsip Korban Banjir Gratis di ANRI Apa Saja Asas Kearsipan Kelebihan dan Kelemahannya Pengertian arsip awalnya menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan berkas/dokumen. Namun, saat ini definisi arsip lebih mengarah sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan yang perlu untuk disimpan dengan sistem kearsipan. Dulunya arsip identik dengan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti surat. Lantas, dalam perkembangannya kemudian, warkat dimaknai sebagai lembaran berisi keterangan atau informasi yang mempunyai arti dan kegunaan. Warkat juga dapat diartikan sebagai alat pembayaran non-tunai yang diperhitungkan melalui kliring. Adapun merujuk pada definisi dari Lembaga Administrasi Negara LAN, arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lainnya, dalam segala macam bentuk dan sifatnya, atau salinan dengan segala cara penciptaannya, yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan maupun fungsi kebijakan dari sebuah Arsip Arsip harus secara tepat menggambarkan apa yang dikomunikasikan dan diputuskan atau tindakan yang dilakukan. Arsip harus dapat mendukung kebutuhan bisnis yang terkait dan digunakan untuk tujuan akuntabilitas. Adapun karakteristik arsip yang menunjukkan kualitasnya adalah sebagai berikut1. AutentikInformasi melekat pada wujud aslinya seperti informasi mengenai waktu dan tempat arsip dibuat/ diterima, memiliki tujuan dan kegiatan, bukti kebijaksanaan dan organisasi penciptanya. 2. LegalDokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, dan memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan. 3. Unik Tidak dibuat massal dan memiliki kronologi produk. Jika arsip diduplikasi dibuat tembusan akan memiliki arti yang berbeda untuk pelaksanaan kegiatan. 4. TerpercayaDapat dipergunakan sebagai bukti sahih sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan - Pendidikan Kontributor Nurul AzizahPenulis Nurul AzizahEditor Addi M Idhom
yangdialami oleh tokoh dalam cerita. 3. Rising Action (Menuju Konflik) Berisi peristiwa yang isinya berupa peningkatan masalah atau kesukaran yang dialami oleh tokoh. 4. Turning Point ( Puncak Konflik) Sering disebut juga sebagai klimaks. Bagian ini biasanya berisi penentuan dari nasib tokoh setelah mengalami berbagai persoalan dalam cerita. 5.
Berikutberapa poin kendala yang sering dihadapi dalam manajemen kearsipan: 1. Kesalahpahaman pada konsep kearsipan. Kurangnya pemahaman yang komprehensif terhadap konsep arsip dan manajemen kearsipan dalam suatu organisasi atau kantor. Seringkali sebuah organisasi atau kantor mengesampingkan arti penting arsip dan manajemen kearsipan.
Ruanglingkup kearsipan yaitu kegiatan-kegiatan dalam pengelolaan arsip mulai dari penerimaan arsip sampai dengan pemusnahan arsip. Menurut Syamsul Anwar 1999: 24 ruang lingkup kearsipan meliputi: 1 penciptaan dan penerimaan warkat 2 pengumpulan dan pengaturan warkat 3 pengendalian warkat 4 pemeliharaan dan perawatan warkatarsip 5 penyimpanan .jelaskan 3 masalah dalam kearsipan dan cara mengatasinya
